La gestion des documents est une pratique indispensable pour toute entreprise qui cherche à rationaliser son flux de documents et à améliorer l'efficacité de ses employés. C’est une réalité qui touche aussi bien les documents physiques que les documents numériques : sans organisation rigoureuse et cohérente, l’entreprise perd en productivité.
Si vous avez choisi la gestion numérique pour vos documents d’entreprise, vous devez absolument mettre en place une stratégie solide d’organisation des documents, ainsi que des protocoles clairement définis que les employés pourront facilement suivre. Dans cet article, découvrez 5 conseils pour bien organiser les documents numériques d’une entreprise.
1 - Connaître les différentes options de stockage en ligne
Une TPE ou PME d'une personne ou de quelques personnes disposera peut-être de suffisamment d'espace sur les disques durs de ses ordinateurs au début de son activité, jusqu’à ce que l’entreprise soit florissante et qu’elle ait besoin de plus de stockage.
Pour les entreprises un peu plus grandes, vous pouvez envisager d'investir dans un serveur de fichiers auquel tous les ordinateurs du bureau sont reliés à distance. Une autre option consiste à utiliser un serveur hors site, parfois appelé service cloud, pour stocker les documents et les fichiers de votre entreprise.
La taille de votre entreprise, l'usage que vous faites des fichiers et la quantité de documents et de fichiers que vous traitez chaque semaine, chaque mois et chaque année influent donc sur le type d'options de stockage numérique qui vous convient.
2 - Faire un point sur les objectifs de l’entreprise
Il se peut que vous cherchiez à atteindre un certain nombre d’objectifs en utilisant la documentation numérique dans vos relations internes et avec vos clients, sans parler de l'objectif évident de réduction des coûts résultant de la diminution de l'utilisation du papier et du matériel.
Se tourner vers le numérique peut être un choix avant tout écologique, pour l’image de l’entreprise notamment, mais aussi un choix d’efficacité pour rendre les opérations quotidiennes moins contraignantes et plus rapides.
Le fait de savoir pourquoi vous souhaitez adopter le numérique dans la gestion de votre entreprise vous permet de guider vos choix de prestataires ou de logiciels, ainsi que de déterminer les stratégies que vous allez mettre en place.
3 - Définir les formats de documents dont l’entreprise a besoin
Parmi les types de fichiers les plus populaires utilisés par les entreprises, il y en a qui conviendront plus ou moins à votre entreprise. Pour définir clairement les besoins de l’entreprise, pensez au volume de documents qui vont circuler quotidiennement, le nombre de personnes qui doivent le modifier, quels sont les besoins en termes d’édition et de partage d’informations, etc.
Brièvement, voici les principaux types de fichiers :
- Les fichiers .DOC ou .DOCX: c’est le format de fichier standard utilisé par Microsoft Word, dont le formatage permet une édition facile mais qui est moins professionnel pour échanger avec les clients ou les partenaires.
- Les fichiers PDF ou Portable Document Format: c’est le format professionnel par excellence, qui permet d’avoir des documents complets avec un niveau de sécurité optimal. Ces outils de conversion PDF en ligne vous permettent de créer des documents sous format Word et de les convertir en PDF pour plus de sécurité.
- Les fichiers .PPT ou PowerPoint: ces fichiers sont utilisés dans le cadre de présentation, particulièrement pour les réunions d’entreprise.
- Les fichiers .XLS ou .XLSX : ce format de document est un tableur permettant de créer des feuilles de calcul et d’organiser des données.
- Les fichiers TIFF : comme le format PDF, le formatage d'un fichier est maintenu sur tous les systèmes d'exploitation, mais ils sont généralement plus volumineux que les PDF, donc moins approprié comme pièce jointe.
La liste ci-dessus n’est pas exhaustive, mais elle énumère les principaux formats utilisés par les entreprises. Les connaître vous permet de déterminer quels sont les formats que vous utiliserez le plus au sein de votre activité.
4 - Mettre en place un système d’organisation des documents
Si votre entreprise passe au numérique, ce n’est pas pour perdre autant de temps à chercher un document que lorsque vous deviez chercher dans des étagères mal rangées. Pour vous organiser efficacement, votre entreprise doit avoir un protocole précis et cohérent afin de classer, suivre et rechercher les documents numériques.
En plus du gain de temps évident, le fait de bien structurer ses documents numériques permet de maximiser les économies et d’optimiser le stockage en évitant les doublons et autres documents inutiles.
5 - Instaurer des normes de sécurité strictes pour les documents
Tout comme vous souhaitez mettre en place un système de sécurité pour vos documents physiques, il en va de même pour les documents numériques. C'est particulièrement vrai si vous conservez des informations sur vos clients dans vos systèmes internes ou sur un serveur cloud.
Plusieurs mesures peuvent être prises pour sécuriser vos systèmes, entre autres : équiper tous les ordinateurs du personnel de logiciels antivirus et s’assurer de leur mise à jour, utiliser des mots de passe pour accéder aux informations confidentielles, définir un ensemble de bonnes pratiques et établir une routine de sauvegarde des informations.
