Sur Hplay, nous nous intéressons fortement au développement personnel et aux méthodes qui permettent de mieux s'organiser. C'est pourquoi, aujourd'hui, nous vous proposons cet article sur la matrice Eisenhower pour gagner en productivité.
Vous savez que le temps est précieux, mais avez l’impression que celui-ci vous échappe. Il vous arrive (trop) régulièrement de devoir réaliser une tâche à la dernière minute simplement parce que vous n’avez pas eu de temps à lui consacrer plus tôt. Vous pensez pourtant qu’avec une bonne organisation, cette situation ne devrait pas se répéter.
Aujourd’hui peut-être pensez-vous que votre organisation n’est pas à revoir, ou peut-être avez-vous conscience que quelque chose ne va pas. À travers cet article, vous allez certainement comprendre ce qui vous bloque et vous retarde dans votre travail, ou même dans votre vie personnelle.
Nous allons vous partager un outil qui vous aidera à devenir plus productif : la matrice Eisenhower.
Matrice Eisenhower : Urgent ou important ?
La matrice Eisenhower est née suite à une méthode simple qu’employait le Président des États-Unis éponyme. Pour lui, la productivité était primordiale et il faisait attention à chaque détail. Il comprit au fil des années que l’un des éléments qui pouvait nous permettre de devenir productif était la priorité. En effet, savoir prioriser ses tâches est essentiel et nous allons voir comment faire.
Lorsque vous établirez votre planning ou que vous listerez simplement vos prochaines tâches à effectuer, il faudra faire attention à un élément. En fait, pour chacune des actions à réaliser, vous devrez être en mesure d’indiquer si la tâche en question est importante ou urgente. Cela s’applique aussi bien dans votre vie professionnelle que personnelle.
L’importance et l’urgence sont la base de cette matrice Eisenhower. C’est grâce à ces deux éléments que vous pourrez prioriser concrètement et intelligemment vos différentes actions afin de perdre le moins de temps possible.
Une tâche importante est une tâche qu’il est primordial de réaliser sous peine d’une sanction ou d’une conséquence négative. Par exemple, manger sainement est important pour éviter des problèmes de santé. À moins que vous ne soyez déjà en surpoids et que vous connaissiez déjà des troubles à cause de la façon dont vous vous alimentez, il n’est pas urgent que vous mangiez plus sainement.
Ce qui peut être urgent, c’est notamment un travail à rendre à un client rapidement. Tout élément qui est sujet à une échéance, à une contrainte temporaire est urgent. En général, une tâche urgente n’est pas uniquement de votre fait, mais dépend d’une personne, ou d’un groupe de personnes, extérieur.
Devenir productif commence alors par l’analyse de votre façon actuelle de travailler. Chaque tâche que vous entreprenez doit être soumis à la matrice qui se compose d’un quadrant en quatre parties. Vous serez ainsi en mesure de savoir si une tâche est :
- importante, mais pas urgente
- urgente, mais pas importante
- importante et urgente
- non importante et non urgente
Suite à cela, il vous suffira de suivre les indications ci-dessous afin de prioriser efficacement vos tâches.
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Utiliser le quadrant pour devenir plus productif
Chacune de vos tâches correspond à l’une des cases du quadrant de la matrice Eisenhower. Il y a des préconisations à suivre pour chaque case. Ces indications vous aideront à devenir plus productif en vous proposant des solutions. Voyons en détail ces quatre cases.
Tâche importante, mais pas urgente
Les activités importantes, mais non urgentes sont les activités qui devraient être les plus fréquentes, dans l’idéal. En effet, une tâche très importante doit être réalisée au bon moment ou quotidiennement, avant qu’elle ne devienne urgente.
Ces tâches sont celles qui nous apportent le plus d’épanouissement et de bonheur dans notre travail ou notre vie personnelle. N’étant soumis à aucune pression ou échéance particulière, nous pouvons réaliser ces actions de la meilleure façon qui soit : sans stress !
Il faudra pour autant prendre le temps de s'organiser en planifiant celles-ci pour être réalisées en temps et en heure.
Tâche urgente, mais pas importante
En revanche, les tâches qui se trouvent à l’opposé, urgentes, mais non importantes, sont à éviter dans l’idéal. Ce sont en partie celles-ci qui nous volent notre temps et nous empêchent d’être pleinement productif.
Elles arrivent généralement de l’extérieur. Il peut s’agir d’emails, de demandes de vos collègues, ou encore d’appels provenant de clients. Le problème c’est que ce sont des tâches qui ne vous aident généralement pas à atteindre vos objectifs. Elles vous prennent un temps précieux, vous déconcentrent de votre objectif principal et vous perdez ainsi en productivité.
Il sera nécessaire de déléguer ces tâches.
Tâche importante et urgente
Les tâches importantes et urgentes sont très fréquentes. C’est à cause d’elles notamment que l’on a l’impression de ne jamais avoir de temps ! Il est impossible de les éliminer complètement, mais il est possible d’essayer de s’organiser au mieux afin d’en éviter une partie.
Par exemple, si vous avez un dossier à rendre prochainement et qu’il devient urgent de s’en occuper, peut-être auriez-vous pu vous organiser d’une façon différente. Cela aurait permis à cette tâche de ne pas passer dans la case “urgence”. Dans certains cas bien-sûr, les urgences importantes surviennent d’elles-mêmes, au dernier moment et on ne peut que s’adapter.
Tâche non importante et non urgente
Pour ces dernières tâches, il est tout simplement conseillé de ne pas s’en préoccuper. Laissez-les de côté et faites-les simplement si vous avez beaucoup de temps. Elles sont considérées comme non utiles à l’atteinte de vos objectifs.
Pourtant, vous ne pouvez pas être constamment productif et avez parfois besoin de vous détendre. Se détendre devant une série est considéré comme non urgent et non important, mais il faut avouer que nous en avons parfois bien besoin pour décompresser !
Nous espérons que la présentation de la matrice Eisenhower vous aidera à prioriser toutes vos tâches et à devenir plus productif. Cela ne se fera pas du jour au lendemain, mais au fil du temps, vous parviendrez à vous organiser efficacement.
